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この記事では、Google ソリューションを活用して
①入社手続き
②従業員の住所変更手続き
③従業員の契約更新手続き
を効率化・改善する方法を紹介します。
この記事は以下の方に役立ちます。
App Sheetの活用を検討している
Google Apps Scriptの活用を検討している
社内業務を効率化・改善する方法を調査している
活用するソリューションは以下の通りです。
Google Forms →フォームを簡単に作成するソリューション
Google Apps Script →アプリケーション開発プラットフォーム
App Sheet →ノーコード開発プラットフォーム
目次
登場人物
従業員
人事担当者
①入社手続きを効率化・改善する例
以下のフローを想定して説明します。
前提：入社面接に合格している。
説明
１．人事担当者が(入社予定)従業員にメール等で基本情報(姓・名・生年月日など)を入力するGoogle Formsを送る。
→以下のようなGoogle Formsを用意し、従業員にメール等で送ります。
２．(入社予定)従業員がGoogle Formsで基本情報を入力する。 (入力が完了すると、人事担当者へメールが自動送信される)
→入力後、送信ボタンをクリックすると、人事担当者へメールが自動送信されます。 (メールの自動送信はGoogle Apps Scriptで実現しています)
また、以下のように、App Sheetで作成したアプリにも従業員の情報が反映されます。
３．人事担当者がApp Sheetで契約書を作成し、メールで送信する。 (必要に応じて、就業規則等も送信する)
→以下のようにApp Sheetで契約条件を入力後、契約書をPDFで出力し、従業員にメールで送信します。契約書はGoogle Apps Scriptで作成します。
４．(入社予定)従業員が契約内容を確認し、承認する旨のメールを送信する。
５．人事担当者がApp Sheetで契約締結日を入力する。
６．完了。
②従業員の住所変更手続きを効率化・改善する例
以下のフローを想定して説明します。
説明
１．従業員がApp Sheetで新しい住所を入力する。 (入力が完了すると、人事担当者へメールが自動送信される)
→App Sheetで以下のような入力フォームを用意し、従業員に入力してもらいます。
メールの自動送信はApp Sheet or Google Apps Scriptで実現可能です。
２．人事担当者が住所を確認する。
→住所変更する旨のメールが届くので、メールに記載しているApp Sheetを起動するリンクを開き、確認します。
３．人事担当者が適宜、社労士等に連絡する。
４．完了。
③従業員の契約更新手続きを効率化・改善する例
以下のフローを想定して説明します。
説明
１．契約期間満了の1週間前に契約期間が満了する旨の連絡を人事担当者に自動メール送信する。
→以下のようなメールが送られてきます。 メールの自動送信はApp Sheet or Google Apps Scriptで実現可能です。
２．人事担当者はApp Sheetで契約書を作成し、従業員にメールで送信する。
契約書はGoogle Apps Scriptで作成します。
３．従業員が契約内容を確認し、承認する旨のメールを送信する。
４．人事担当者がApp Sheetで契約締結日を入力する。
５．完了。
終わり
Google ソリューションを活用して①入社手続き②従業員の住所変更手続き③従業員の契約更新手続きを効率化・改善する方法を紹介しましたが、いかがだったでしょうか？
今回紹介したGoogle FormsとApp SheetとGoogle Apps Scriptを組み合わせると、様々な社内業務を効率化・改善できます。
また、この記事では紹介していませんが、Looker studioを活用すれば、例えば、店舗別・営業担当者別で売上実績を可視化したり、商品別の在庫状況を可視化することも可能です。
弊社は、中小企業の業務改善に注力しています。Google Workspaceの導入やGoogle ソリューションを活用した業務改善に興味がある方は、こちらからお問い合わせください。
他社への導入事例に興味がございましたら、こちらにインタビュー記事を用意していますので、是非ご覧ください。