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Google FormsとApp SheetとGoogle Apps Scriptで社員管理を効率化・改善する方法

更新日:2023年8月3日


SOARIGのみなみです。顧客のDX推進をサポートしています。

Google Workspace、App Sheet、Looker Studioに関するお問い合わせはこちら

この記事では、Google ソリューションを活用して

①入社手続き

②従業員の住所変更手続き

③従業員の契約更新手続き

を効率化・改善する方法を紹介します。

この記事は以下の方に役立ちます。

  • App Sheetの活用を検討している

  • Google Apps Scriptの活用を検討している

  • 社内業務を効率化・改善する方法を調査している

活用するソリューションは以下の通りです。

  • Google Forms →フォームを簡単に作成するソリューション

  • Google Apps Script →アプリケーション開発プラットフォーム

  • App Sheet →ノーコード開発プラットフォーム

目次

登場人物

  • 従業員

  • 人事担当者

①入社手続きを効率化・改善する例

以下のフローを想定して説明します。

前提:入社面接に合格している。

説明

1.人事担当者が(入社予定)従業員にメール等で基本情報(姓・名・生年月日など)を入力するGoogle Formsを送る。 →以下のようなGoogle Formsを用意し、従業員にメール等で送ります。

2.(入社予定)従業員がGoogle Formsで基本情報を入力する。 (入力が完了すると、人事担当者へメールが自動送信される)

→入力後、送信ボタンをクリックすると、人事担当者へメールが自動送信されます。 (メールの自動送信はGoogle Apps Scriptで実現しています)

また、以下のように、App Sheetで作成したアプリにも従業員の情報が反映されます。


3.人事担当者がApp Sheetで契約書を作成し、メールで送信する。 (必要に応じて、就業規則等も送信する)

→以下のようにApp Sheetで契約条件を入力後、契約書をPDFで出力し、従業員にメールで送信します。契約書はGoogle Apps Scriptで作成します。





4.(入社予定)従業員が契約内容を確認し、承認する旨のメールを送信する。

5.人事担当者がApp Sheetで契約締結日を入力する。

6.完了。


②従業員の住所変更手続きを効率化・改善する例

以下のフローを想定して説明します。

説明

1.従業員がApp Sheetで新しい住所を入力する。 (入力が完了すると、人事担当者へメールが自動送信される)

→App Sheetで以下のような入力フォームを用意し、従業員に入力してもらいます。

メールの自動送信はApp Sheet or Google Apps Scriptで実現可能です。


2.人事担当者が住所を確認する。

→住所変更する旨のメールが届くので、メールに記載しているApp Sheetを起動するリンクを開き、確認します。


3.人事担当者が適宜、社労士等に連絡する。

4.完了。


③従業員の契約更新手続きを効率化・改善する例

以下のフローを想定して説明します。

説明

1.契約期間満了の1週間前に契約期間が満了する旨の連絡を人事担当者に自動メール送信する。

→以下のようなメールが送られてきます。 メールの自動送信はApp Sheet or Google Apps Scriptで実現可能です。


2.人事担当者はApp Sheetで契約書を作成し、従業員にメールで送信する。

契約書はGoogle Apps Scriptで作成します。

3.従業員が契約内容を確認し、承認する旨のメールを送信する。

4.人事担当者がApp Sheetで契約締結日を入力する。

5.完了。


終わり

Google ソリューションを活用して①入社手続き②従業員の住所変更手続き③従業員の契約更新手続きを効率化・改善する方法を紹介しましたが、いかがだったでしょうか?

今回紹介したGoogle FormsとApp SheetとGoogle Apps Scriptを組み合わせると、様々な社内業務を効率化・改善できます。

また、この記事では紹介していませんが、Looker studioを活用すれば、例えば、店舗別・営業担当者別で売上実績を可視化したり、商品別の在庫状況を可視化することも可能です。


弊社は、中小企業の業務改善に注力しています。Google Workspaceの導入やGoogle ソリューションを活用した業務改善に興味がある方は、こちらからお問い合わせください。

他社への導入事例に興味がございましたら、こちらにインタビュー記事を用意していますので、是非ご覧ください。

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